Optimierung der klinischen Dokumenten­verwaltung durch medizinische Spracherkennung

Die Gruppo Ospedaliero Moncucco hat die Lösung «Dragon Medical» im Rahmen der Weiterentwicklung ihrer digitalen Tools für die klinische Dokumentation eingeführt.

Gruppo Ospedaliero Moncucco

Die Clinica Moncucco blickt auf eine hundertjährige Tradition zurück. Die erste Einrichtung wurde 1’900 auf Wunsch der Einwohnerinnen und Einwohner von Lugano gegründet, die sich eine Einrichtung für die Patientenversorgung wünschten. Im Jahr 2022 schloss sich die Clinica Moncucco in Lugano mit der Clinica Santa Chiara in Locarno zusammen; diese Zusammenarbeit führte 2023 zur Gründung der Gruppo Ospedaliero Moncucco.

Heute beschäftigt die Gruppe 1’022 Mitarbeitende sowie Fachärztinnen und Fachärzte aus verschiedenen medizinischen Disziplinen. Ihr Handeln orientiert sich stets an den neuesten Entwicklungen der medizinischen Praxis – mit der Patientin oder dem Patienten im Zentrum und einem klaren Blick für technischen und wissenschaftlichen Fortschritt.

Ziel des Projekts

Im Jahr 2019 machte sich die Clinica Moncucco erste Gedanken zur Optimierung ausgewählter Prozesse in der klinischen Dokumentenverwaltung. In diesem Rahmen wurden mit einer kleinen Gruppe der Ärzteschaft erste Tests mit Dragon Medical Direct (DMD) durchgeführt – bis dahin arbeitete die Einrichtung mit einem herkömmlichen digitalen Diktiersystem.

Ziel war es, Lösungen zu evaluieren, die ausgewählte Dokumentationsprozesse verbessern, den betrieblichen Anforderungen des medizinischen Personals gerecht werden und die Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe unterstützen.

Einführung der Dragon-Lösung

Im Anschluss an die Pilotphase wurde die Lösung schrittweise in verschiedenen Abteilungen eingeführt. Edith Capitani, Leiterin der Abteilung für Informationssysteme und Innovation, erklärt:

«Früher nutzten wir ein digitales Diktier­system mit Audio­aufzeichnung, das nach und nach durch Sprach­erkennung ersetzt wurde. Wir haben 2020 mit Dragon Medical Direct begonnen und sind kürzlich auf Dragon Medical One umgestiegen. Heute sind an unseren beiden Standorten, der Clinica Moncucco und der Clinica Santa Chiara, 84 Dragon Medical-Lizenzen aktiv. Sie decken die wichtigsten Fach­gebiete ab: Neurologie, Urologie, Gastro­enterologie, Onkologie, Kardiologie, Pneumologie, Adipositas­behandlung, Geriatrie und Strahlen­therapie.»

In der Neurologie, wo die Dokumentation besonders detailliert sein kann, hat sich der Einsatz der Spracherkennung in den Arbeitsalltag integriert. Dr. Giovanna Campagna Pedrazzini, Fachärztin für Neurologie, erklärt:

«Ich nutze Dragon Medical seit 2023, um alle meine Briefe zu verfassen. Ich verwende es insbesondere für den Schrift­verkehr mit der Invaliden­versicherung (IV) sowie für bestimmte komplexe E-Mails. Wir müssen viele Inhalte dokumentieren, darunter lange Anamnesen und detaillierte Beurteilungen. Beim Korrektur­lesen stelle ich fest, dass der Zeit­aufwand im Vergleich zur Tastatur­eingabe geringer ist. Der schnelle Zugriff auf Informationen ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt, insbesondere im Rahmen von Krankenhaus­konsultationen.»

Der Einsatz der Spracherkennung hat auch bestimmte administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Dokumentenbearbeitung verändert. Elisabetta Paulus, Verwaltungsmitarbeiterin in der neurologischen Ambulanz, erklärt:

«Die Arbeit der Arzt­helferin hat sich weiter­entwickelt. Bei den früheren Audio­systemen konnte die Qualität der Aufnahmen das Verständnis des Inhalts manchmal erschweren. Der integrierte medizinische Wort­schatz ist eine grosse Hilfe, insbesondere in unserem Tätigkeits­bereich. Das Korrektur­lesen wird erleichtert, und bestimmte Abläufe bei der Brief­vorbereitung haben sich geändert. Angesichts der steigenden Arbeits­belastung und des wachsenden Anfrage­volumens tragen diese Tools dazu bei, die tägliche Organisation zu optimieren. Wir sind vier Sekretärinnen mit unter­schiedlicher Arbeits­belastung, und ich kümmere mich hauptsächlich um die Berichte. Alle Ärztinnen und Ärzte der Abteilung nutzen Dragon. Ausserdem haben wir den Papier­verbrauch reduziert, was sich auf die internen Abläufe auswirkt.»

Im ambulanten Versorgungs­zentrum, das 13 Abteilungen und fast 20 Fachärztinnen und Fachärzte umfasst, stellt die Dokumenten­koordination eine wichtige organisatorische Heraus­forderung dar. Mariangela Totaro, Abteilungs­leiterin im ambulanten Versorgungs­zentrum San Carlo, beschreibt die beobachteten Veränderungen:

«Der Arzt verfasst nun Briefe, E-Mails und klinische Berichte direkt selbst. Die Sekretariate sind hauptsächlich damit beschäftigt, vor dem Versand den Inhalt und die Formatierung zu überprüfen. Dies hat eine Neu­organisation bestimmter Tätig­keiten ermöglicht. In der Pneumologie wurde früher ein Grossteil der Zeit für die Transkription von Briefen aufgewendet, was manchmal zu Verzögerungen bei deren Bearbeitung führte. Heute ermöglicht die elektronische Patienten­akte einen schnelleren Zugriff auf die verfügbaren Informationen.»

Dr. Elisa Biacchi, Fachärztin für Allgemeine Innere Medizin, Prävention, Adipositas­behandlung und Ernährung, hebt mehrere Aspekte im Zusammenhang mit der täglichen Nutzung der Software hervor:

«Ich nutze Dragon Medical seit fast zehn Jahren. Der Text erscheint bereits während des Diktats, was eine sofortige Über­prüfung des Inhalts ermöglicht. Bei den früheren Systemen mussten bestimmte Informationen bei der Transkription erst interpretiert werden.
Dragon Medical wird für verschiedene Arten von Dokumenten verwendet, vom klinischen Befund­bericht bis hin zu E-Mails. Es ermöglicht zudem, während des Diktats weitere Informationen auf dem Bildschirm einzusehen. In meiner ambulanten Tätigkeit bedeutet dies auch eine Veränderung in der Organisation des Arbeits­platzes: Ich kann meine Position variieren und den Austausch mit dem Patienten in bestimmten Phasen der Konsultation leichter aufrecht­erhalten.»

In der ambulanten Abteilung für Urologie beschreibt Anna D’Aversa, Verwaltungs­mitarbeiterin, eine Veränderung bei den Bearbeitungs­zeiten:

«Mit dem bisherigen System konnte die Transkription aufgrund wiederholter Anhörungen und Unter­brechungen durch den Tages­ablauf mehr Zeit in Anspruch nehmen. Heute lassen sich bestimmte Dokumente schneller erstellen. Wir können die Berichte kurz nach der Konsultation verfassen, was zu einem reibungs­loseren Dokumentations­prozess beiträgt.»

In der Gastro­enterologie nutzt Dr. Davide Lanza Dragon Medical One hauptsächlich für ambulante Konsultationen:

«Ich verwende es seit drei Jahren täglich. Der Bericht wird unmittelbar nach der Konsultation diktiert. Da ich den Text direkt sehe, kann ich den Inhalt sofort überprüfen. Ich nutze die Funktion auch für E-Mails, und bestimmte Funktionen wie das Hinzufügen eines benutzer­definierten Vokabulars oder automatische Einfügungen können bestimmte sich wiederholende Aufgaben erleichtern.»

Ergebnisse und Einsatz

Die Integration von Dragon Medical in die Gruppo Ospedaliero Moncucco ist Teil eines Prozesses zur Umgestaltung der medizinischen und administrativen Dokumentations­praktiken. Edith Capitani erklärt:

«Die Nutzungs­daten zeigen einen schritt­weisen Anstieg der Anzahl der monatlichen Sitzungen, mit mehr als 34’800 registrierten Sitzungen im Jahr 2024 und 42’619 im Jahr 2025, was auf eine zunehmende Akzeptanz des Tools hindeutet. Die Nutzung von Dragon Medical geht mit beobachteten Veränderungen hinsichtlich der Geschwindig­keit der Text­erstellung, der Standardisierung der Inhalte und der Modalitäten der Dokumenten­verwaltung einher.»

Sie unterstreicht zudem die Rolle von Schulungen und Unter­stützung bei der Aneignung der Tools durch die Nutzer, insbesondere durch die Integration von benutzer­definierten Vokabularen und automatisierten Vorlagen.

Die Erfahrungen der Gruppo Ospedaliero Moncucco zeigen, dass eine Sprach­erkennungs­lösung in eine standort­übergreifende klinische Umgebung integriert werden kann und zur Weiter­entwicklung der Dokumentations- und Organisations­prozesse beiträgt.